사실 이런 말은 여러 번 귀에 딱지가 않도록 들은 좋은 말이다.
하지만 막상 하려고 하면 사실 어디서부터 시작해야 할지 거창함과 막막함이 가슴을 짓누른다.
시간관리의 성패를 좌우하는 목표와 계획이라는 요리해서 어떻게 할 수 있을까.
다이어리나 수첩은 시간을 만드는 도구라고 할 수 있다.
수첩을 단순히 기록하는 도구로 얕잡아본다면, 빽빽하게 써넣은 내용을 보며 한숨지을 수밖에 없다.
그러니 이제 업무를 단순히 기록하는 차원을 벗어나 다이어리의 기능도 조금 더 팔방미인의 능력을 자랑해야 한다.
다양한 자기계발을 통해 ‘회사 구성원’이 아닌 ‘1인 전문가’로서 스케줄을 잡을 필요가 있다는 것이다. 그런 의미에서 다이어리는 업무 기록을 넘어 인생을 설계하는 도구로 활용될 수 있다.
다이어리는 1시간 이하의 작은 단위로 쪼개어 시간을 철두철미하게 활용하는 데도 필요하지만, 한 주, 한 달, 일 년, 길게는 인생의 장단기 계획까지 기록하고 실천해가는 장도 될 수 있다.
그러기 위해선 아래와 같은 기준을 가지고 사용하면 조금 더 쉬워질 것이다.
1. 큰 목표부터 잡는 것이 원칙이다
꼭 2005년만을 위한 목표가 아니라 자신이 살아나가야 할 삶 전반을 다시 한번 점검하고 설계한다. 앞으로 이루고 싶은 모든 것들을 전부 다 써보자.
아주 작은 것에서부터 백만장자가 되고 싶은 원대한 소원까지 빠짐없이 되도록 맨 앞에 쓰도록 한다.
2. 나누고 쪼개어 구체화를 그려나간다
최고 큰 목표 아래 큼직한 목표들을 중간 중간 징검다리처럼 놓자. 일년 목표 나누기 열두 달 할당량, 다시 한달 30일의 목표와 계획 등 구체적이고 세부적일수록 실천할 확률은 높아진다.
따라서 목표는 큰 것에서 작은 것으로 세워나가고 실제 오늘 해야 할 일은 가장 나중에 찾아내는 것이 원칙이다.
3. 계획을 잡는 시간도 중요하다
치밀하게 자기 목표를 이루어 나가려면 연간 계획, 월간 계획, 주간 계획, 일일 계획이 있어야 한다. 이러한 계획을 잡는 시기도 앞서가야 한다.
다가올 새해 연간 계획은 이미 12월에 모두 서 있어야 한다.
월간 계획, 주간 계획 역시 마찬가지다.
적어도 늘 그 전 달, 그 전 주에 세우는 것이 시간낭비 없이,
열정이 식을 사이 없이 앞으로 나아가는 길이다.
중요한 일을 먼저 하는 습관
펜을 들고 계획표를 보라.
하루에 해야 할 일, 해낸 일들을 꼼꼼히 체크하면서 나의 일을 평가하자.
일마다 중요도와 급한 순서를 매겨 번호를 붙이고 하나씩 각개격파하시라.
눈에 보이는 성과로 당신은 가슴까지 차오르는 뿌듯함을 느낄 것이다.
먼저 가장 중요한 메인요리는 자신이 느끼기에 최고 능률이 오르는 시간,
집중이 가장 잘 되는 시간에 한다.
또 정신을 집중해야 하는 창조적인 일은 행정적인 업무와 분리시켜 따로 처리한다.
그러면 말할 것도 없이 진행이 팍팍 이루어질 것이고 업무에 집중력이 높아져 생각보다 빠른 시간 안에 만족한 결과를 얻을 수 있다.
또 자신의 컨디션에 맞추어 중요한 일과 사소한 일에 나누어 처리한다.
자신이 번호를 매긴 일을 순서대로 하는 데에도 더 능률적이 되려면 이런저런 테크닉이 필요하다. 타이트한 스케줄보다는 느슨한 스케줄이 업무의 완성도를 높이는 일이긴 하지만 평소 미뤄두었던 자잘한 업무들은 묶어서 한꺼번에 바짝 처리한다.
또 한 번 손대기 시작한 일은 가능하면 끝을 보는 버릇을 갖고, 무슨 일이든 미루지 않고 지금 바로 한다. 계속 이유를 대가며 미뤄두거나 게을리 하면 자신의 업무는 사채이자처럼 자꾸 불어나게 된다.
특히 최근엔 시간을 얼마나 효율적으로 쓸 것이냐도 중요하지만
자신에게 중요한 일을 얼마나 잘하고 있는가가 더 중요해졌다.
보통 사람들이 시간을 잘 관리하지 못하는 이유는 중요한 일이나 깊이 생각해야 할 일들을 뒤로 미루고, 쉽고 간단한 일들만 먼저 하기 때문이다.
월별, 주간별, 하루 계획 중 내게 중요한 일을 찾는 과정이 시간관리의 핵심이다.
잘게 나뉜 시간을 함부로 쓰지 않는 알뜰함
일하는 사람에겐 작은 가방이 맞지 않는다.
넉넉한 공간에 다이어리는 물론 책이 한두 권은 들어갈 수 있어야 한다.
크게 남는 시간이면 그 시간대로, 자투리 시간이면 자투리 시간대로 틈틈이 책을 읽는다면 당신의 시간관리는 좀더 완벽해질 것이다.
큰 돈 들이지 않고도 자신에 대한 투자가 독서만한 것은 없기 때문이다.
읽는 것을 귀찮아하지 말고 두려워하지 말아야 한다.
여기서 시간을 잘게 나누어 잘 쓰기를 위한 자기점검을 해보자.
1. 나는 시간을 한 시간이나 30분 단위로만 나누어 쓰지 않는가?
- 대통령처럼 시간을 쓰라. 10분 단위, 5분 단위로 나누어 써보시라.
2. 나는 자투리 시간을 그냥 흘려보내지 않는가?
- 출퇴근 시간, 점심 식사 후 시간, 사람 기다리는 시간 등등 다 모아보라.
쏠쏠한 시간이 생긴다. 그것으로 할 수 있는 시간을 찾아라. 강추 책읽기!
3. 나는 좋아하는 일부터 하지 않는가?
- 좋아하는 일은 중요한 일이 아니기 쉽다.
자기 업무나 자기 계발에 중요한 일을 찾아서 그 일을 좋아하도록 노력하라.
시테크를 위한 최상의 도구 활용
더불어 접착메모지는 매우 중요한 시간 활용 도구. 사무실 책상 서랍에는 누구나 하나쯤 챙겨놓고 쓸 것이다. 그러나 이제부터는 가방 속에도 한 묶음 챙겨 가지고 다니는 것이 좋다. 퍼뜩 떠오르는 ꡐ해야 할 일ꡑ이나 스치며 만나는 정보들을 적기에 제격이기 때문이다.
접착메모지의 대명사가 되어버린 포스트잇에 적어놓은 일들을 다이어리에 붙여놓은 후,
그 일을 마쳤을 경우에 다이어리에 완료사항으로 적어놓고,
계속 되는 일들은 다음 주 공간에 옮겨놓는다.
만약 포스트잇을 전부 떼어냈다면, 해야 할 일은 완료한 것이다.
특히 이 작업은 자투리 시간에 나의 시테크 흐름을 돌아보고 단 2~3분이라도 허비하지 않는 습관을 들이기에 좋다.
포스트잇의 가장 큰 장점이 무엇인가.
붙였다 뗐다가 자유로운 메모지라는 것이 가장 큰 장점이다.
해야 할 일 한 항목마다 포스트잇 한 장에 적어, 일을 해야 할 순서에 따라 모아 붙일 수 있다.
한 가지씩 일을 처리할 때마다 한 장씩 떼어내면
다음 해야 할 일이 그대로 눈앞에 착착 드러나니 일을 처리하는 데 한결 시간이 덜 들고 가닥을 쉽게 잡을 수 있게 된다.
작은 메모지를 우습게 여기지 말고 소중한 필수품으로 애용하라. 일일 계획표의 역할을 충분히 해낼 것이다. [06.2.20. 한경커뮤니티.전미옥님의글]
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